モザイク教育の多くの「オフィス」

リモートチームとして2.5年以上:Mosaik Educationからの教訓

COVID-19は、組織間、チーム内、および個人としての作業方法に大きな変化をもたらしました。これは今後も続く可能性があります。 Mosaik Educationはリモートチームとして設立されたので、ここでの経験からいくつかの教訓を紹介します。

始めにいくつかの免責事項。 多くの人が子供+仕事などで時間を費やすことを余儀なくされているため、この簡潔でハイライトされた主要なメッセージを太字にしています。したがって、簡潔さを許してください。

第二に、これは決して権威があるわけではなく、Mosaikのリモートエクスペリエンスも完璧ではありません。 実際、このブログを書いていると、私たちがしなければならないことがたくさんあります。

最後に、強調表示されている原則の多くは一般的な優れた慣行であるため、新しいものではありません。 代わりに、これをリモートセットアップでチームの原則を維持するための操作方法を再調整するための入門書として参照してください。

背景:Mosaikチームの設定はどうですか?

Mosaikのチームは、フルタイムとパートタイムのスタッフ、コンサルタント、ボランティア、アドバイザーが混在しています。 通常、3つまたは4つのタイムゾーンで作業していますが、6つに達することもあります。 チームメンバーは、a)すべての作業を提供し、b)定期的なチームミーティングに参加している限り、選択したいつでも作業できます。

本社はありません。 チームメンバーが同じ都市にいる場合は、ローカルで会うこともありますが、Mosaikのチームワークの95%はリモートで行われます。 代わりに、私たちの「オフィス」は、Googleドライブ、Slack、Whereby、Zoom、Trello、Miroなどのツールのコレクションです。 電子メールはできるだけ使用しません。

レッスン1:信頼と前向きな関係を構築する機会を特定し、育成する—おそらく、あなたが必要と考える以上のもの

日常の対面でのやり取りを再現することは非常に難しいことを事前に認識することが重要です。 つまり、私たちにとって、これは対面でのやり取りから得られるものを理解し、いくつかの小さな変化を特定することです。

少し巧みに設計されていると感じても、ソーシャルインタラクションのための時間を確保してください。 これを1対1、チーム会議、外部会議に適用します。 場合によっては、目的を構築するか、これを長持ちさせるために「模倣」することが役立ちます。 Mosaikでは、定期的なチームミーティングの開始時に隔週で写真コンテストを開催しています。全員が過去2週間の写真を共有し、チームが最高の写真に投票します。 最近、当面の間、これを毎週の「ロックダウン推奨」(映画、本、音楽、ポッドキャストなど)に切り替えました。

マネージャー、ソーシャルインタラクションを遮断しないようにしてください! それがあなたの「貴重な」時間に食べているとしても。 それは長期的に見返りをもたらすでしょう。 「でもどれだけの時間!?」 あなたが尋ねる。 状況によって異なりますが、Mosaikの場合、これは通常、各チームミーティングの開始時に10〜15分のように見えます。

脳は、「全体的な」記憶の想起において非常に強力である可能性があります。つまり、イベントを感情、音、におい、当時存在していたものに再接続します。 ドキュメント、ストーリー、最近の対面式ミーティングの活動を、今後オンラインで行うチームディスカッションや活動の一部として統合し、チームが対面していた設定を思い出せるようにします。

機会を利用して、リモートセットアップに対するチームの価値を(再)確立してください。 ハイパーアイランドはこのための良い活動をしています。 これにより、先にあるリモート作業の課題を予測できます。 また、お互いに離れて作業しているにもかかわらず、チームメンバーに所有権とアイデンティティの感覚を与えることができます。

レッスン2:チームのリモート通信のセットアップと規範を反復するのに費やした時間は、価値のある投資です

チームがオンラインで通信する方法はすべてのやり取りを形成するため、チームに適した設定を見つけることは重要です。 また、上記のレッスン1の応答の成功にも影響します。 したがって、ツールと実践についてのオープンな対話を奨励し、これに戻って微調整してください。

リモートコミュニケーションの基本原則の1つは、ビデオコールがエンゲージメント、インタラクション、および効率の向上に役立つことです。 Mosaikでは、週に1回以上のチームミーティングをビデオ通話としてスケジュールするようにしています。 ビデオ通話のエチケットに関するブログはたくさんあるので、ここではすべてを繰り返すことはしません。 ただし、ここでは、留意する価値があると思うビデオコールに関する3つの考えを示します。

  • チームメンバーに音声のみで参加する場合は、ビデオを使用するように頼むことをためらわないでください。1人が隅の画面の後ろから話すことを決めた対面式の会議に出席してもかまいませんか? おそらく違います。
  • しかし、制御不能な要因のためにそれが不可能な場合も同様に理解してください。 Mosaikのチームメンバーはレバノンにあります。そこでは一貫したWiFiをより困難にする毎日の停電があります。

技術的な不具合について声を出すという規範を育成し、解決策を見つけることに積極的に取り組む。 当たり前のように聞こえますが、通話音声の品質は有意義なコミュニケーションに不可欠ですが、しばしば見過ごされたり無視されたりします。 これを優先することは、すべての人の貢献が評価されることを示します。これは、リモートで作業するときに特に重要です。 1人の参加者が窓越しに外で立ち往生しているために会話の半分しか聞こえない場合、対面会議を続けますか? いいえ、それは非常に厄介です。

経験から、1種類のビデオ通話ソフトウェアが特定の国または特定の日にうまく機能することがわかりました。 過去には、ビデオ通話プランA、B、Cのプロトコルを確立し、1つが機能していない場合に循環するようにしました。 例:ズーム>機能しない場合は、どこで試してください>機能しない場合は、WhatsAppオーディオコールなどを試してください。これは、さまざまなアプリケーションについて検討する時間が失われないことを意味します。

もう1つの便利なツールは「モザイクハンドブック」です。関連するツールとその目的、フォルダ、会議のタイミングへのリンクが記載された短いドキュメントです。 これは特に遠隔誘導に役立ちました(このアイデアはLIDNの創設者であるJamie Pettから盗みました)。

レッスン3:自発的な相互作用とコラボレーションのためのオープンスペースの開発に慎重になる。

同じオフィスでの自発性は、再現するのが難しいもう1つの要素です。 リモートチームは、空間、時間、アクティビティ、および(場合によっては)自発的な相互作用とコラボレーションを促進する役割を作成する必要があります。

Mosaikでは、Slackをディスカッション、反応、非公式の相互作用のためのスペースにしようとしています。 Slackでパブリックチャネルをデフォルトとして使用するという基準を確立しようとしましたが、それが次の場合を除きます。 これにより、チームメンバー間でやり取りされる情報を他の人がチップインしたり、それに反応したりできるようになります。 ただし、これが常に成功または一貫しているとは限りません。

私たちが試みた他のアイデアには、Slack #generalチャネルでの1週間の成功/ハイライトが含まれ、全員の作業領域間のつながりと相互作用を促進します。 これは機能しますが、追いつくのは困難です。 また、WhatsApp / Skypeで簡単に電話をかけられるようになる、Mosaikの「営業時間」を作成しようとしました。 スケジュールは多くのパートタイムの役割とタイムゾーンで変化し続けたため、これは私たちにとってはうまくいきませんでした。 しかし、それでうまくいくかもしれません。

同じ物理空間を共有する代わりに、チームコミュニケーションのインテグレーターとして誰が行動できるかを考えてください。 時々、これはマネージャーであるか、デジタルスペース間で情報を接続および中継する1つまたは複数のチームメンバーの役割になる場合があります。

あなたが思いついたアイデアに関係なく、マネージャーは自分の行動と他者の励ましを通して規範を確立し維持するために時間をかける必要があります

ここで強調する1つのリスク:チームのすべてのメンバーは、最小限または非公式なやり取りに注意する必要があります。 一言で答えるメールやメッセージは、迅速な非公式のコミュニケーションを可能にする関係が構築されていない場合、仕事/入力が評価されないという感覚で受信者を残す可能性があります。

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これにより、ご自身のチームに1つまたは2つのアイデアが生まれたことを願っています。 思いついた他のアイデアを以下にコメントしてください。

それまでの間、ご注意ください。

モザイクチーム